7 Etika Mengirim Email Bisnis
Sebelum mengirim email bisnis, kamu harus tahu etika apa saja yang harus diperhatikan supaya orang yang menerima dapat membacanya dengan nyaman.
Email menjadi salah satu alat komunikasi tertulis yang sering dipakai dalam bisnis.
Sering kali, kita menggunakannya untuk mengirimkan surat undangan atau hanya sekadar memberitahukan informasi terkini seputar perusahaan.
Meski sudah banyak yang menggunakan email untuk bisnis, tetapi masih saja ada yang belum memahami etika dalam mengirimnya.
Nah, supaya terlihat profesional, kamu harus menyimak etika dalam mengirim email bisnis dalam artikel ini.
Yuk, simak pembahasannya di bawah ini!
1. Memperhatikan subjek email
Mengutip Indeed, subjek adalah bagian terpenting dalam sebuah email. Pasalnya, subjek jadi salah satu hal yang pertama kali dilihat oleh penerima.
Pada dasarnya, subjek berisi tentang tujuan atau pokok pembahasan yang ingin kamu sampaikan dalam email.
Pastikan subjek yang kamu tulis mempunyai tingkat relevansi yang tinggi dengan isi email.
Jangan sampai, kolom subjek dibiarkan kosong begitu saja. Itu akan membuatmu terlihat tidak profesional.
Usahakan menggunakan kata atau diksi yang mudah dipahami oleh orang saat menuliskan subjek email.
Menurut Business Insider, sebaiknya tulis subjek email dalam enam sampai delapan kata.
2. Gunakan alamat email yang profesional
Etika selanjutnya yang harus diperhatikan saat mengirim email bisnis adalah alamat email yang digunakan.
Pastikan, kamu memakai alamat email yang profesional. Jangan gunakan alamat email yang namanya tidak ada sangkut-pautnya sama sekali dengan bisnismu.Dipetik dari Inc, apabila kamu bekerja pada suatu perusahaan, sebaiknya gunakan alamat email perusahaan.
Selain terlihat profesional, menggunakan alamat email perusahaan juga akan meningkatkan tingkat kepercayaan dari penerima.
Jika kamu tidak bekerja dalam suatu perusahaan, sebaiknya gunakan alamat pribadi yang sesuai dengan nama aslimu agar terlihat profesional.
Jangan sampai menambahkan unsur-unsur yang aneh dan tidak terlihat profesional, seperti boysdontcry@namaemail.com atau nama-nama aneh lainnya.
3. Pakai font standar
Supaya mudah dibaca oleh penerima, sebaiknya kamu menggunakan font yang sering dipakai untuk menuliskan email.
Jangan sampai kamu berinisiatif untuk menggunakan font yang bagus, tetapi susah dibaca oleh orang lain. Alhasil, si penerima pun tidak dapat mencerna maksud yang kamu sampaikan.
Font-font standar yang sering dipakai dalam email dan mudah dibacanya adalah Arial, Calibri, atau Times New Roman.
4. Gunakan salam profesional
Hal yang harus diperhatikan dengan saksama saat mengirimkan email bisnis adalah kalimat pembukanya.
Etika yang baik saat mengirim bisnis adalah menggunakan sapaan atau salam yang terdengar profesional di awal paragraf.
Nah, mengutip Inc, jangan sampai kamu gunakan salam yang sering dipakai dalam sehari-hari seperti “Hi” atau “Yo”.
Sebaiknya, gunakan kata salam yang terlihat profesional seperti “Dear Mr. atau Mrs.” atau “Hello Mr. atau Mrs.”
5. Pakai kalimat pengantar
Pada praktiknya, memperkenalkan diri dan bercerita mengenai latar belakang pengiriman adalah hal utama sebelum mengirimkan email bisnis.
Contohnya, “Nona Aurelie yang terhormat: nama saya Sasha Baron, Head of Marketing dari Tulip Corporation, ingin mengajak kamu untuk menjajaki kemungkinan bisnis di bidang …”.
Pola ini telah dipraktikkan oleh pelaku bisnis di negara-negara maju seperti Amerika Serikat dan China.
Tanpa melupakan budaya negara-negara maju yang tak berbicara basa-basi, membuka email bisnis dengan cara di atas bisa digunakan.
Dengan cara ini pula, relasi kamu jadi tahu dengan siapa ia akan berbicara atau berhubungan.
6. Susun bagian email dengan jelas
Pada dasarnya, email dan surat bisnis biasanya berisi tiga bagian, yaitu kalimat pembuka, isi, serta kalimat penutup.
Nah, agar mudah dibaca oleh penerima, sebaiknya susun bagian email dengan jelas berdasarkan tiga bagian tersebut.
Misalnya, pada paragraf pertama kamu menegaskan untuk menulis kalimat pembuka yang berisi perkenalan diri serta maksud dan tujuan mengirim email.
Lalu, paragraf selanjutnya berisi isi atau pokok pembahasan yang ingin disampaikan dalam email.
Di paragraf terakhir, tuliskan ucapan terima kasih karena telah meluangkan waktunya untuk membaca email tersebut. Kemudian, sertakan juga kontak yang bisa dihubungi untuk follow up mengenai emailmu.
7. Baca ulang email
Setelah semuanya sudah ditulis dan disusun dengan rapi, jangan lupa untuk membacanya ulang.Etika ini penting diperhatikan sebelum mengirim email bisnis untuk mengurangi kesalahan demi kesalahan dalam penulisan email, entah itu tanda baca, kesalahan penulisan nama penerima, atau typo.
Ketika ada yang salah, segera perbaiki sebelum menekan tombol kirim.